Cómo llevar la contabilidad de tu negocio sin ser contable

La contabilidad intimida. Términos como debe, haber, asiento contable o plan de cuentas suenan a algo reservado para profesionales. Pero la realidad es que un autónomo o pequeño empresario puede llevar su contabilidad al día con los conceptos básicos bien claros.

¿Qué obligaciones contables tienes según tu forma jurídica?

Autónomo persona física

Los autónomos en estimación directa simplificada no están obligados a llevar contabilidad completa según el Código de Comercio. Su obligación principal es:

Libro de ingresos y gastos.
Libro de bienes de inversión (si tienen activos amortizables).
Libro de provisiones y suplidos (si aplica).
Conservar todas las facturas emitidas y recibidas durante 4 años.

Sociedades (SL, SA)

Las sociedades mercantiles sí están obligadas a llevar contabilidad completa según el Plan General Contable (PGC): libro diario, libro mayor, cuentas anuales y presentación en el Registro Mercantil.

Los cinco conceptos contables que debes entender

1. Ingreso vs cobro

Un ingreso se produce cuando emites la factura. Un cobro se produce cuando recibes el dinero. Son momentos distintos y ambos importan.

2. Gasto vs pago

Un gasto se produce cuando recibes la factura del proveedor. Un pago se produce cuando lo pagas. Igual que antes: son momentos distintos.

3. Base imponible vs total factura

La base imponible es el importe del servicio o producto sin IVA. El total es la base más el IVA. En contabilidad siempre trabajas con la base imponible, no con el total.

4. Debe y haber

No te obsesiones con la teoría. Simplificando mucho: el debe es donde apuntas lo que entra o lo que gastas; el haber es donde apuntas de dónde viene el dinero o lo que ingresas. Cada asiento tiene su debe y su haber, y siempre cuadran.

5. El plan de cuentas

El PGC organiza todas las cuentas contables en grupos numerados. Las más habituales para un pequeño negocio:

4300: Clientes.
4100: Proveedores.
7000: Ventas.
6000: Compras.
4720: IVA soportado.
4770: IVA repercutido.
5720: Banco.

Qué puedes hacer tú mismo

Registrar y archivar todas las facturas emitidas y recibidas.
Clasificar los gastos por categoría (suministros, servicios profesionales, material de oficina...).
Conciliar el banco: revisar que los movimientos bancarios coinciden con tus registros.
Llevar el control de cobros pendientes y pagos pendientes.

Cuándo necesitas un profesional

Cuando constituyes una sociedad: la contabilidad completa y las cuentas anuales requieren un gestor o contable.
Cuando tienes empleados: las nóminas y los seguros sociales tienen complejidad propia.
Cuando tienes operaciones complejas: importaciones, inversiones, subvenciones.
Cuando recibes una inspección de Hacienda.

Para operaciones del día a día de un autónomo, con un buen software de gestión puedes llevar mucho tú mismo y reservar al gestor para la revisión periódica y las declaraciones anuales.

Cómo simplifica esto MktOS

MktOS contabiliza automáticamente cada factura que emites o recibes. No necesitas saber qué cuenta es la 4300 o cómo hacer el asiento: el sistema lo hace por ti siguiendo el PGC español. Tú revisas que los datos son correctos y el software genera el libro diario, el mayor y los informes contables.

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